Tietosuojaseloste

Tämä on tietosuojaseloste, jolla täytetään tietosuoja-asetuksen (Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679) 13 artiklan mukainen informointivelvollisuus rekisteröidyille vuokralaisille.

Rekisterinpitäjä

Oivat Kaupunkikodit Ky (jäljempänä Oivat Kaupunkikodit)

Osoite: c/o Newsec Property Asset Management Finland Oy, Mannerheiminaukio 1 A, 00100 Helsinki

Puhelin: +358 207 420 400

Kotisivu: www.oivatkaupunkikodit.fi

Yhteyshenkilö: Newsec:n Asunto -yksikkö

Sähköposti: asunnot@newsec.fi

Rekisterin nimi

Oivien Kaupunkikotien ja näiden omistamien asunto-osakeyhtiöiden vuokralaisrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Oivat Kaupunkikodit käsittelee vuokralaisrekisterissä henkilötietoja vuokrasuhteen hoitamiseksi. Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta vuokrasopimuksen voimassaolon aikana. Vuokralaisrekisteri sisältää ainoastaan vuokralaisena olevien henkilöiden sekä yritysten ja yhteisöjen yhteyshenkilöiden henkilötietoja, joiden käsittely perustuu vuokrasopimuksen täytäntöön panemiseen, asukassuhteen ylläpitämiseen ja hoitoon sekä vuokralaisten tiedottamiseen. Oivat Kaupunkikodit ei käytä henkilötietoja automaattisessa päätöksenteossa.

Käsiteltävät henkilötiedot

Vuokralaisrekisterissä käsitellään seuraavia vuokralaisen tai yritys- tai yhteisövuokralaisten yhteyshenkilöiden henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
  • mahdolliset muut rekisteröidyn antamat tiedot

Henkilötietojen tietolähteet

Oivat Kaupunkikodit hankkii vuokralaisrekisterin tiedot vuokralaisilta ja yritys- ja yhteisövuokralaisten yhteyshenkilöiltä itseltään.

Henkilötiedon suojaaminen ja tietoturva

Sähköisesti käsiteltävät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin hyväksyttyjen teknisin keinoin suojattuja.

Henkilötietojen siirto ja luovutus

Oivat Kaupunkikodit luovuttaa vuokralaisrekisterin tietoja Newsec Property Asset Management Finland Oy:lle osapuolten välisen palvelusopimuksen mukaisesti ja palvelujen edellyttämässä laajuudessa. Tietoja luovutetaan ainoastaan sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kanssa.

Vuokralaisrekisterin ylläpidosta vastaavilla tahoilla (tällä hetkellä Oivien Kaupunkikotien vuokrahallinto ja vuokraus Newsec Property Asset Management Finland Oy:ssä) on pääsy vuokralaisrekisterin tietoihin. Oivat Kaupunkikodit Ky luovuttaa tietoja myös emoyhtiölleen, tytäryhtiöilleen sekä eQ Varainhoito Oy:lle ja eQ Rahastoyhtiö Oy:lle ja kaikkien näiden neuvonantajille sekä tilintarkastajille ja lain mukaista arvonmääritystä ja sen tarkastusta tekeville tahoille. Näitä tahoja sitovat samat salassapito- ja muut velvoitteet kuin Oivia Kaupunkikoteja.

Vuokralaisrekisteriin (tai sen osiin) on myös pääsy tahoilla, jotka hoitavat ja ylläpitävät Oivien Kaupunkikotien omistamia kiinteistökohteita tai niiden vuokrausta. Kaikki kolmannet osapuolet ovat sitoutuneet Oiviin Kaupunkikoteihin nähden salassapitovelvoitteisiin ja tietosuojasääntelyn noudattamiseen vuokralaisrekisterin osalta.

Tietoja voidaan myös luovuttaa viranomaiselle (sisältäen Finanssivalvonta ja veroviranomaiset) lainsäädännön niin edellyttäessä.

Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Oivat Kaupunkikodit ei siirrä rekisterin tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

Henkilötietojen säilyttäminen

Pääsääntöisesti Oivat Kaupunkikodit säilyttää vuokralaisrekisterin tietoja vuokrasuhteen ajan ja vuoden ajan vuokrasuhteen päättymisestä lukien. Mikäli vuokrasuhteeseen liittyy keskeneräisiä asioita, Oivat Kaupunkikodit säilyttää henkilötietoja, kunnes keskeneräiset asiat on saatu päätökseen.

Vuokralaisen oikeudet

Vuokralaisella tai yritys- tai yhteisövuokralaisen yhteyshenkilöllä on oikeus:

  • saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin;
  • oikaista häntä koskevia tietoja;
  • vaatia ja saada (mikäli mahdollista kyseisenä ajanhetkenä, esimerkiksi vuokrasopimus on päättynyt eikä tähän liity avoimia asioita) häntä koskevia tietoja poistetuksi;
  • rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä;
  • vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä;
  • siirtää häntä koskevat tiedot järjestelmästä toiseen; ja
  • kieltää häntä koskevien tietojen käyttäminen suoramarkkinoinnissa ja tietyissä muissa tietosuoja-asetuksen määräämissä tilanteissa.

Vuokralainen tai yritys- tai yhteisövuokralaisen yhteyshenkilö voi lähettää oikeuksiensa käyttämiseen liittyvän pyynnön Oiville Kaupunkikodeille vapaamuotoisesti tämän tietosuojaselosteen alussa ilmoitettuun osoitteeseen. Oivat Kaupunkikodit voi vaatia henkilöllisyyden todentamista ennen pyynnön käsittelyä. Mikäli vuokralainen pyytää pääsyä häntä koskeviin henkilötietoihin, Oivat Kaupunkikodit toimittaa jäljennöksen rekisteriin talletetuista tiedoista joko kirjallisessa tai sähköisessä muodossa tai osoittaa paikan, jossa rekisteriin talletetut tiedot ovat nähtävillä ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Oivat Kaupunkikodit voi tarvittaessa jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella, mikäli pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä sitä edellyttää, ja tästä ilmoitetaan vuokralaiselle tai vuokralaisen yhteyshenkilölle.

Vuokralaisella on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.

Sivujen käyttöehdot

Ehtojen soveltaminen

Näitä ehtoja sovelletaan Oivat Kaupunkikodit Ky:n (jäljempänä ”Oivat Kaupunkikodit”) www-sivuston (”Sivusto”) käyttöön. Sivuston käyttäjän tunnistautumista tai sisäänkirjautumista edellyttävien palveluiden käyttämisestä sovitaan erikseen ja ensisijaisesti kyseisen palvelun sopimusehdoissa.

Ehtojen hyväksyminen

Sivuston käyttäjä (”Asiakas”) hyväksyy nämä ehdot vieraillessaan Sivustolla. Asiakkaan on tutustuttava ehtoihin huolellisesti ennen Sivuston käyttämistä.

Sivuston saatavuus

Asiakas vastaa siitä, että asiakkaalla on käytössään toimiva yhteys Oivien Kaupunkikotien sivustoon. Oivat Kaupunkikodit ei takaa eikä vastaa siitä, että Asiakkaan yhteys toimisi odotetulla tavalla tai että sivusto olisi aina tai keskeytyksettä saatavilla. Oivat Kaupunkikodit ei takaa sitä, että Sivustoa voidaan käyttää Asiakkaan laitteilla.

Immateriaalioikeudet

Sivuston materiaaliin liittyvät tekijänoikeudet ja tavaramerkit kuuluvat Oiville Kaupunkikodeille tai kolmannelle osapuolelle. Kaikki oikeudet Sivuston ja Sivustolla saatavilla olevaan materiaaliin liittyviin tekijänoikeuksiin ja tavaramerkkeihin on pidätetty. Sivuston tai siellä olevan aineiston muuttaminen, linkittäminen, edelleen jakelu, tulostaminen, levittäminen tai tallettaminen tietokantoihin muutoin kuin henkilökohtaista ei-kaupallista käyttöä varten tai muu vastaava tekijänoikeutta mahdollisesti loukkaava toimenpide ilman Oivien Kaupunkikotien ja kolmannen osapuolen etukäteen antamaa kirjallista lupaa on kielletty ja voi johtaa rikos- ja/tai vahingonkorvausoikeudellisiin seuraamuksiin.

Tulevaisuutta koskevat arviot

Sivustolla saatavilla olevaan aineistoon voi sisältyä tulevaisuutta koskevia näkemyksiä kuten esimerkiksi talouskehitystä, markkinoiden kehitystä tai yksittäistä rakennusta/huoneistoa/yhtiötä koskevia arvioita ja ennusteita. Tulevaisuuden arvioita koskeviin epävarmuustekijöihin viitaten Oivat Kaupunkikodit ei vastaa miltään osin edellä mainittujen arvioiden tai ennusteiden oikeellisuudesta koskien annetun arvion tai ennusteen toteutumista.

Vastuunrajoitus

Mitään Sivustossa esitettävää tietoa ei tule käsittää sijoituskohteiden osto- tai myyntitarjoukseksi eikä muuksi kehotukseksi sijoitustoimenpiteisiin. Oivat Kaupunkikodit tai kolmas osapuoli Sivustolla annettavan tiedon toimittajana ei vastaa Sivustolla esitettävien ja julkaistavien tietojen sisällöstä, esitettyjen tietojen paikkansapitävyydestä tai niissä mahdollisesti esiintyvistä virheistä tai viivästyksistä. Oivat Kaupunkikodit toimittaa tiedot Asiakkailleen sellaisena kuin Oivat Kaupunkikodit on ne itse saanut, vaikka ne saattaisivatkin sisältää virheitä tai puutteellisuuksia. Oivat Kaupunkikodit ei vastaa kolmannen osapuolen tuottamasta tai julkaisemasta materiaalista, johon näiltä www-sivuilta mahdollisesti on linkki. Oivat Kaupunkikodit ei ole vastuussa mistään Sivustolla tarjoamansa Sivuston tunnistamattomille käyttäjille tarjotun palvelun, tiedon tai tiedon puuttumisen taikka Sivuston käytön keskeytymisen aiheuttamista vahingoista, liikevoiton menetyksistä tai liiketoiminnan keskeytyksestä, vaikka tällaisen vahingon mahdollisuudesta olisi ilmoitettu palvelun tarjoajalle.

Sovellettava laki

Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia.

Muut tärkeät tiedot

Rajoite sivustolla oleviin tietoihin ja suhde vuokrasopimukseen

Tämä koko sivusto on tarkoitettu Oivat Kaupunkikodit Ky:n vuokra-asuntojen markkinointiin. Sivustolla esitetään yleisluonteista tietoa Oivat Kaupunkodit Ky:n asuinrakennuksista sekä vuokrattavista asuinhuoneistoista ja niiden oheispalveluista sekä yhteisistä tiloista ja alueista. Mikään sivustolla oleva tieto ei korvaa asukkaan ja Oivat Kaupunkikodit Ky:n välistä vuokrasopimusta ja vuokrasopimuksessa sovittua. Lisäksi edellä mainitussa vuokrasopimuksessa saatetaan täsmentää tällä sivustolla todettuja yleisluonteisia tietoja, jolloin aina noudatetaan vuokrasopimuksessa sovittua. Tällaisia täsmennyksiä saattaa olla muun muassa (mutta ei rajoittuen) asunnon vaihtamiseen kesken vuokrakauden, vuokravakuuksiin, normaalista poikkeavan vedenkulutuksen lisälaskuttaminen, rajoitteet lemmikkieläinten tyyppeihin tai niiden aiheuttamiin vahinkoihin, nettiyhteyteen jne. Lisäksi pyydämme asukkaan varmistamaan aina ennen vuorkasopimuksen allekirjoittamista mahdolliset erityistarpeet erikseen, muun muassa estettömyyden.

Oivat Kaupunkikodit Ky:n oikeudellinen muoto

Oivat Kaupunkikodit Ky on kommandiittiyhtiömuotoinen oikeushenkilö ja samalla se on vaihtoehtorahastojen hoitajista annetun lain mukainen vaihtoehtorahasto, ns. AIF-rahasto. AIF-rahastot, kuten Oivat Kaupunkikodit Ky, ovat Suomen Finanssivalvonnan (FIN-FSA) valvonnan alaisia rahastoja. Oivat Kaupunkikodit Ky:n vastuunalaisena yhtiömiehenä toimii Oivat Kaupunkikodit hallinnointiyhtiö, joka on aputoiminimi eQ Asunnot GP Oy:lle. Oivat Kaupunkikodit Ky:n äänettömänä yhtiömiehenä toimii muun muassa Erikoissijoitusrahasto eQ Asunnot. Oivat Kaupunkikodit Ky:n kaikki yhtiömiehet ovat ammattimaisia sijoittajia. eQ Rahastoyhtiö Oy toimii Oivat Kaupunkikodit Ky:n yllä mainitun lain mukaisena AIF-rahastoyhtiönä (ns. AIFM). Oivat Kaupunkikodit Ky:n rahastotasoa hallinnoidaan osana eQ Varainhoidon kiinteistövarainhoitoa. eQ on ulkoistanut Oivat Kaupunkikodit Ky:n tehtäviä ulkoistamissopimuksella Newsec Property Asset Management Finland Oy:lle. Muun maussa kaikki rakennuksiin, asuntoihin, vuokraukseen ja vuokrasopimuksiin liittyvät asiat hoitaa yksinomaan Newsec Property Asset Management Finland Oy.